D'un point de vue écologique, il est essentiel de réduire la quantité de papier que vous utilisez. Le papier est produit à partir d'arbres, une ressource naturelle en déclin. Le papier gaspillé signifie que non seulement le bois est gaspillé, mais aussi les produits chimiques et l'énergie nécessaires au traitement du papier. Plus de papier est recyclé que jamais auparavant, mais même le processus de recyclage du papier utilise de l'énergie qui peut être économisée si moins de papier est utilisé en premier lieu. (Ne pensez même pas à la quantité d'acier économisée en réduisant le nombre de trombones utilisés pour maintenir le papier ensemble !)
Même si un bureau entièrement sans papier peut être irréaliste, la technologie vous permet de réduire considérablement la quantité de papier que vous utilisez au travail. N'utilisez du papier que lorsque cela est absolument nécessaire, par exemple pour des questions de conformité aux réglementations fiscales et gouvernementales. Sinon, utilisez la technologie à votre disposition. Utilisez ces suggestions simples pour réduire la consommation de papier et utiliser les gadgets à bon escient :
Examinez les documents électroniquement sur votre écran d'ordinateur, ordinateur portable, téléphone portable ou PDA (assistant numérique personnel). Plus vous utilisez l'écran, plus il vous sera facile de réviser et de modifier le matériel sans l'imprimer et sans utiliser de stylo. Ces outils vous permettent également de travailler où que vous soyez et sont aussi portables que le papier.
Utilisez le courrier électronique et l'accès Internet. Les avancées dans ces domaines permettent aux particuliers et aux entreprises de combiner le courrier électronique avec la récupération de télécopie et de messagerie vocale.
Utilisez un scanner pour créer des versions numériques d'images ou d'éléments afin de pouvoir les échanger électroniquement et les copier dans des rapports électroniques.
Prenez des photos avec un appareil photo numérique pour économiser à la fois l'encre et le papier photographique si vous conservez et échangez des fichiers photo par voie électronique.
Utilisez des pages Web, des CD, des DVD ou des clés USB au lieu de documents papier. Les documents peuvent être échangés via e-mail ou des serveurs accessibles le cas échéant et en fonction de leur taille et des besoins de sécurité. Les règlements de l'entreprise et les documents de politique peuvent également être affichés sur le système informatique interne (intranet) ou sur des CD ou des DVD plutôt que d'être imprimés.
Conservez les fichiers dans des systèmes de stockage en ligne, qui permettent une gestion électronique centralisée des informations sur un réseau auquel tout le monde dans l'entreprise peut accéder. Ces systèmes en ligne peuvent remplacer les systèmes de classement sur papier.
Plus vous faites confiance à la technologie (avec des sauvegardes de fichiers appropriées), moins vous êtes susceptible de vouloir maintenir un système de classement papier pour sauvegarder vos systèmes de classement informatiques.
Assurez-vous que les personnes ont un accès à distance au réseau de l'entreprise afin qu'elles puissent accéder au travail depuis leur domicile ou un autre emplacement distant sans avoir à transporter un tas de documents.
Imprimer sur les deux côtés du papier.
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