8 conseils pour organiser votre paperasse

Concevoir un système d'organisation de tout le papier de votre vie demande réflexion et planification. Et son utilisation demande du temps et des efforts. À court terme, laisser les papiers s'empiler est beaucoup plus facile. Mais à long terme, cela peut devenir un casse-tête majeur.

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Prendre le temps et les efforts nécessaires pour développer une manière systématique d'organiser vos papiers peut entraîner beaucoup moins de stress et de tracas dans votre vie. Essayez ce qui suit lors de la création de votre système de fichiers :

• Commencez simplement : proposez un système de classement relativement facile à utiliser. Vous ne voulez pas que votre système de classement soit plus stressant que le stress qu'il est censé atténuer.

• Soyez coloré : des fichiers de différentes couleurs, ou des onglets et des étiquettes de différentes couleurs peuvent non seulement transformer votre système de classement en une œuvre d'art, mais aussi faciliter la recherche de sujets et d'intérêts différents.

• Ne lésinez pas lorsque vous achetez un classeur : investissez dans un meuble de bonne qualité. Les classeurs mal faits ont tendance à s'effondrer dans le craquement. Lorsque vos fichiers deviennent plus gros et plus lourds, leur poids peut mettre à rude épreuve un classeur bon marché et rendre difficile l'ouverture des tiroirs en douceur - ou même pas du tout, d'ailleurs. Et essayez de trouver une armoire qui ne fera pas ressembler votre pièce à un bureau d'expert en sinistre. La plupart des armoires de bureau traditionnelles sont grandes et, franchement, assez peu attrayantes.

• Conservez vos documents importants là où vous savez qu'ils sont en sécurité : conservez vos documents dans un endroit sûr, mais assurez-vous de pouvoir les obtenir facilement lorsque vous en avez besoin. Gardez une trace des éléments suivants

  • Informations automobiles

  • Numéros de compte bancaire

  • Certificats de naissance

  • Numéros de carte de crédit

  • Actes

  • Reçus importants

  • Instructions

  • Conditions d'assurance

  • Accords de prêt

  • Certificat de mariage

  • Dossiers médicaux

  • Contrats hypothécaires

  • Passeports

  • NIP

  • Relevés de notes scolaires

  • Contrats de services

  • Déclarations fiscales (5 dernières années)

  • Garanties

  • Testaments

  Certaines de ces catégories justifient leur propre fichier séparé. Certains, comme vos numéros importants, peuvent être combinés. Pour les documents les plus importants, vous voudrez peut-être conserver les originaux dans un coffre-fort ou dans un coffre-fort, et conserver des copies disponibles dans vos dossiers.

• Évitez la Basse Moravie : L'erreur la plus courante que les gens commettent lors de la création d'un système de classement est de proposer des catégories trop spécifiques. Par exemple, un fichier intitulé « Articles de voyage sur la Basse Moravie » ne s'intégrera pas bien dans votre système, à moins que vous ne prévoyiez définitivement d'y aller ou que vous rédigiez votre mémoire de maîtrise sur ce sujet. Si vous continuez dans cette veine, vous serez submergé de dossiers de fichiers en un rien de temps et vous aurez du mal à trouver quoi que ce soit – si jamais vous le souhaitez. Commencez avec des catégories moins nombreuses et plus larges.

• Ne mettez jamais tous vos papiers dans le même panier : Une approche décrite par l'experte en organisation Stéphanie Culp suggère que vous ayez quatre corbeilles pour votre papier (en plus de la très importante corbeille à papier) :

  • Un panier à faire : le type de fil transparent fonctionne le mieux.

  • Un panier To Pay : Encore une fois, le fil fonctionne mieux ici.

  • A Pour classer le panier : utilisez un panier en osier plus grand.

  • Un panier à lire : essayez un panier en osier encore plus grand avec des poignées.

  Culp vous recommande d'empiler votre panier To Do sur votre panier To Pay sur votre bureau. Gardez le panier To File sous votre bureau, à l'écart de vos besoins de papier les plus immédiats. Vous pouvez conserver le panier À lire dans une autre partie de votre maison, comme votre chambre ou votre bureau, afin de pouvoir rattraper votre lecture chaque fois que l'occasion se présente.

• Faites du classement une habitude : trouvez un moment dans la semaine pour vider votre panier À classer et ranger les papiers dont vous avez besoin. Cette tâche ne devrait vraiment pas prendre longtemps - 15 ou 20 minutes devraient le faire.

• Affiner plus tard : à une date ultérieure, jetez un œil à ce qu'il y a dans vos fichiers. Habituellement, vous constatez qu'un fichier est sous-utilisé ou gonflé. Si vous constatez que vous n'avez qu'un ou deux éléments dans un dossier de fichiers, recherchez ou créez un fichier dont la portée est plus large. Sinon, si vous constatez qu'un dossier déborde de contributions, créez des sous-catégories, soit par sujet, soit par date.